¿Como elaborar un proyecto?
Cuando planifiques un proyecto,tienes que contestarte a las siguientes preguntas:
Que--------------Quieres hacer-----------------Descripción y Finalidad.
Porque-----------Lo quieres hacer-------------Fundamentacion.
Para qué---------Se quiere hacer--------------Objetivos.
Cuánto------------Quieres conseguir-----------Metas.
Dónde-------------Se quiere hacer--------------Localización Física.
Cómo--------------Se va a hacer-----------------Actividades y Tareas.
Cuándo-----------Se va a hacer-----------------Calendario.
A quienes--------Va dirigido----------------------Destinatarios.
Quienes-----------Lo van a hacer---------------Recursos Humanos.
Con qué-----------Se va a hacer----------------Recursos Materiales.
Con qué-----------Se va a costear--------------Recursos Financieros.
Las respuestas a estas diez cuestiones te proporcionarán los datos y la información mínima para poder tomar una serie de decisiones que te pueden ayudar a considerar y descartar propuestas y a organizarte adecuadamente.
Una vez que has planificado tu proyecto, ya puedes ponerte a redactarlo. A pesar de todo, tienes que mentalizarte de que tu planificación siempre se va a encontrar con muchas incertidumbres. Nadie puede predecir el futuro y es posible que cambien las circunstancias bajo las cuales ideaste tu proyecto. En principio, tu proyecto debe constar de las partes que enumeramos a continuación, aunque la variedad de proyectos puede ser tan grande que, en ocasiones, tendrás que apartarte un poco del esquema que te estamos dando en este cuaderno. Para diseñar bien un proyecto tienes que incluir los siguientes contenidos
+ Nombre o titulo de un proyecto.
+ Descripción: Explicación breve del proyecto.
+ Fundamentacion: Razones por las que se necesita realizar el proyecto.
+ Finalidad: Que problema social se contribuye a resolver con el logro de los objetivos del proyecto.
+ Objetivos: Que se espera conseguir del proyecto en caso de que tenga éxito.
+ Resultados: Que logros relacionados con los objetivos pueden garantizarse a corto, medio y largo plazo.
+ Destinatarios directos e indirectos: A quien va dirigido el proyecto.
+ Productos: Que instrumentos y materiales deben adquirirse o producirse para conseguir los objetivos del proyecto.
+Localización: Lugar en donde se va a realizar el proyecto, regiones a las que a afectar, etc.
+ Actividades, tareas y metodología: Que tipo de acciones formaran parte del proyecto y como se realizarán.
+ Calendario: En cuanto tiempo se realizaran las actividades y se lograran los resultados previstos.
+ Recursos: Que recursos humanos y financieros se necesitan para realizar las actividades y lograr el objetivo propuesto y como van a conseguirse.
+ Presupuesto: Que gastos van a realizarse y , si acaso, que ingresos pueden obtenerse con la realización del proyecto.
+ Responsables y estructura administrativa: Quien ejecutara el proyecto.( No necesario depende el proyecto a realizar)
+ Evaluación: Que métodos e indicadores se van a utilizar para garantizar en el futuro la correcta realización de las actividades previstas.
A continuación, explicamos mas detalladamente las diferentes partes de los proyectos.
Nombre o Titulo
Evidentemente tu proyecto debe tener un nombre. Haz un esfuerzo para que el nombre resulte sencillo. Al poner titulo a un proyecto existe una tendencia muy normal a hacer títulos muy largos y complicados.
Cuando te dirijas a un publico general, es preferible perder algo de rigor y denominar a tu proyecto de la manera lo mas simple posible, o bien utilizar algún lema o juego de palabras.
Descripción del proyecto
Lógicamente, la denominación solo sirve para identificar rápidamente el proyecto, pero es insuficiente para tener una idea completa acerca de que trata. Tu proyecto debe empezar realizando una descripción amplia del proyecto, definiendo la idea central de lo que pretendes hacer. En algunos casos, esta descripción hay que hacerla contextualizando el proyecto dentro del programa del que forma parte. Tampoco conviene que hagas una descripción excesivamente extensa, ya que a lo largo del proyecto iras ofreciendo información complementaria. Basta con que la persona que desea conocer el proyecto pueda tener, de entrada, una idea exacta acerca de los fundamental del mismo.
Fundamentacion o Justificación
En esta parte tienes que explicar las razones que justifican la realización del proyecto. Para que la fundamentación sea completa y correcta, tienes que tratar dos cuestiones:
~ Tienes que explicar la importancia y la urgencia del problema a solucionar. Los problemas que puedan dar lugar a un proyecto pueden ser muy variados: Hay una necesidad y no existe un servicio para satisfacerla, el servicio existente es insuficiente, se quiere mejorar la calidad de la prestación, etc. Aparte de mencionar la existencia del problema, también tienes que referirte a su importancia y prioridad. No solo hay que considerar razones técnicas, sino también las razones políticas. Cuando expongas este tipo de razones políticas, puedes hacer referencia a tus convicciones personales, pero también a planes existentes y programas ya aprobados que también resalten esas razones políticas que justifican tu proyecto. Asimismo, es bueno que indiques los efectos de la no intervención.
~ En segundo lugar, tienes que justificar que tu proyecto es la solución mas adecuada para resolver el problema. A menudo, estos dos aspectos, complementarios pero distintos, suelen confundirse. Muchas veces se da por hecho que el problema a resolver es muy importante, sin explicar esa importancia. Otra veces se aportan datos acerca del problema que se pretende resolver con el proyecto, pero no se justifica que el proyecto es lo mejor que se puede hacer en esa situación.
Finalidad del proyecto
Hay que distinguir entre lo que es la finalidad del proyecto y lo que es el objetivo u objetivos del proyecto. La finalidad de un proyecto es mas bien una aspiración a solucionar un problema bastante general. El objetivo fija unos resultados perfectamente alcanzables mediante la realización del proyecto. No siempre es necesario explicar finalidades ultimas. Son mas importantes los objetivos, de los que hablaremos a continuación. Existe a veces la tendencia a exagerar la finalidad de un proyecto, o bien a expresarla en términos vagos y abstractos. Sin embargo, muchas veces los proyectos son tan pequeños y concretos que no es necesario formular este tipo de fines. Solo cuando se trata de proyectos que se insertan dentro de programas o planes mas amplios y tendentes a lograr el desarrollo de algunas áreas o sectores generales, conviene aclarar cuales son esos fines últimos que justifican la existencia del proyecto.
Objetivos del proyecto
Un proyecto sin objetivos no es un proyecto; podra ser un estudio, un trabajo u otra cosa, pero no un proyecto. Es importante que te esfuerces en definir bien los objetivos de manera precisa.
Resultados
Los resultados de un proyecto son los logros y realizaciones alcanzados gracias a la ejecución del proyecto. Un proyecto habrá tenido en la medida en que los resultados se hayan aproximado a los objetivos iniciales. Tanto los resultados como los objetivos pueden dividirse o clasificarse tanto de manera cuantitativa como cualitativa, así como a corto, medio o largo plazo. En principio, cuando redactes un proyecto puedes trazar unos objetivos y garantizar la realización de unas actividades, pero desconocerás que resultados vas a alcanzar realmente con tu proyecto. A pesar de todo, conviene que hagas una mención a los resultados que esperas conseguir con cierta probabilidad. Los resultados concretan los objetivos, estableciendo cuanto, cuando y donde se realizaran estos. Procura ser preciso en tu proyecto; aunque parezca que los objetivos y resultados de tu proyecto son humildes, no trates de corregirlo con grandes frases, vaguedades o promesas irrealizables.
Los resultados de tu proyecto tienen que cumplir algunos requisitos:
- Que su realización pueda comprobarse,
- Que estén ordenados según una secuencia temporal lógica,
- Que su realización sea esencial para conseguir el objetivo propuesto,
- Que sean realizables con los recursos disponibles. Otra cuestión importante es la divulgación de los resultados. Esta divulgación dará prestigio a tu organización y permitirá que otras personas puedan realizar proyectos similares, los cuales facilitaran el cumplimiento de los objetivos y finalidades trazados en tu proyecto.
La divulgación se puede realizar de las siguientes formas:
° Informando de los resultados alcanzados a la organización o personas que puedan estar interesadas en conocer los resultados del proyecto.
° Publicando documentos informativos en prensa general o especializada.
° Creando una pagina web informativa, lo cual es frecuente en los proyectos de cierta envergadura.
Destinatarios
Se trata de identificar a los destinatarios inmediatos y a los destinatarios finales o indirectos. Generalmente, se trata de dos tipos de destinatarios bastantes diferenciados.
Cuando te refieras a los destinatarios finales, evita el uso de términos generales y vagos tales como " Campesinos pobres", etc. Emplealos únicamente si quieres darle a tu proyecto un perfil político. En otro caso, diseña tu proyecto identificando con precisión a los destinatarios. Para ello, te proponemos que utilices:
° Datos demográficos de tipo estadístico
° Indicadores socioeconomicos
Producto
Los productos son los materiales y las herramientas que debes confeccionar para poder ejecutar tu proyecto. Son, por lo tanto, medios para conseguir los fines y los objetivos. Es normal que te cueste distinguir entre los resultados y los productos.
La diferencia esta en que la obtención de los productos no depende de factores externos. La obtención de los productos depende de como gestiones el proyecto, de tu competencia y eficacia.
Localización
La localizacion de un proyecto es el lugar en donde se realizara. Por otra parte, tu proyecto tambien debe señalar cual es su cobertura espacial, es decir, debes indicar la zona que cubrira el proyecto, los lugares proximos al lugar de ejecucion del proyecto que tambien se beneficiaran del mismo. Por tanto, es necesario que expliques:
° La zona a la que va a afectar el proyecto.
° La sede o local desde el que vas a realizar el proyecto.
Actividades, tareas y metodología:
La ejecución de cualquier proyecto consiste en realizar un conjunto de actividades y tareas, con objeto de obtener los productos del proyecto y alcanzar buenos resultados que cumplan los objetivos marcados. Intenta que las actividades y tareas se sucedan en un orden lógico e indica de manera concreta y precisa cuales son las actividades que hay que ejecutar, así como las diferentes tareas en que se dividen las actividades. Las actividades y tareas son la parte del proyecto que te exigirá mas concreción.
~ Especifica las actividades y tareas a realizar.
~ Señala una fecha de inicio y de terminación de cada actividad.
~ Señala la cantidad y calidad de los recursos necesarios ( recursos humanos, servicios, equipo, dinero, bienes, etc.) para cada actividad y tarea
~ Indica los métodos y técnicas que se utilizaran para realizar las diferentes actividades. En el caso de proyectos de trabajo social o de animación, es bueno que utilices técnicas e instrumentos que promuevan la participación de la gente en el desarrollo del proyecto.
Calendario
Otro de los aspectos esenciales en la elaboracion de un proyecto es la determinacion de la duracion de cada una de las actividades. Elaborar un calendario permitira a quien juzgue tu proyecto establecer si existe una distribucion uniforme del trabajo, si los plazos son realistas, si los limites de tiempo asignados a cada actividad ( máximo y mínimo) son proporcionados entre si. Para realizar un cronograma solamente se requiere:
~ Ordenar las actividades cronológicamente, determinando aquellas que se pueden realizar simultáneamente.
~ Estimar la duración de cada actividad.
~ Determinar en que fecha va a comenzar cada actividad y en que fecha se va a concluir. Hay que contemplar la posibilidad de que se produzcan retrasos o se den situaciones imprevistas. Por ultimo, queremos indicar que el calendario definitivo del proyecto debes elaborarlo una vez realizado el calendario financiero que explicamos en el punto siguiente. Es importante tener en cuenta que para la realización de cada actividad vas a necesitar dinero.
Recursos ( Materiales y Técnicos, Humanos y Financieros)
Todo proyecto requiere para su realización una serie de recursos (bienes, medios, servicios, etc.) para realizar las actividades, obtener los productos y lograr el objetivo inmediato. Cuando elabores tu proyecto es conveniente que distingas tres tipos de recursos: Materiales y Técnicos, Humanos y Financieros.
Recursos Materiales y Técnicos: Tu proyecto debe especificar las herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura física y tecnologías que necesitas para llevar a cabo el proyecto.
Recursos Humanos: Para ejecutar algunos proyectos, hay que disponer de personas adecuadas y capacitadas para realizar las tareas previstas. Por consiguiente, deberás hacer constar en tu proyecto la cantidad de personal, las cualificaciones requeridas y las funciones a realizar, indicando quien es responsable de que y como esta distribuido el trabajo. En ocasiones, incluso, puede ser necesario formar a los recursos humanos para que el proyecto pueda llevarse a cabo. En estos casos hay que establecer que formación ha de tener el personal que necesita. Cada vez es mas frecuente la formación de recursos humanos para los proyectos de voluntariado y los proyectos de realización de actividades socio-culturales. Aunque la formación de voluntarios sea importante, es mas importante su buena disposición y sus ganas de trabajar. En los proyectos de investigación, los de carácter académicos o de los de carácter laboral es mas frecuente contar con personas ya formadas.
Recursos Financieros: Un proyecto en el que no hay recursos financieros no es mucho mas que una declaración de buenos propósitos. Por consiguiente, debes realizar una estimación de los fondos que puedes obtener, con indicación de las diferentes fuentes con las que podrás contar: subvenciones, aportaciones de socios o colaboradores, créditos o prestamos, presupuestos ordinario de tu organización, pago del servicio por los usuarios, etc. Los recursos financieros sirven para pagar los otros recursos: Humanos, materiales y técnicos. Con ello, quedara establecida la estructura financiera del proyecto ( quien o que financia que). Pero ello no basta; ademas, tienes que elaborar un calendario financiero. No solo hay que proveer los gastos, sino también el momento en que van a producirse. No solo debes tener ingresos para pagar tus gastos o bien, de nos ser así, al menos debes prever ese desfase y pensar en manera de afrontarlo ( con tu propio dinero, solicitando aplazamiento a los acreedores a los que debes pagar, etc.). Normalmente, la elaboración de un proyecto conlleva unos pequeños gastos iniciales que, a menudo, deben pagarse confiando en recibir mas tarde algunos ingresos.
Presupuesto
Acabamos de hablar de la necesidad de que tu proyecto especifique los recursos financieros en los que vas a contar, así como las fechas de los ingresos y los gastos del proyecto. Esta idea es coincidente con el concepto de presupuesto.
El presupuesto es la relación de gastos e ingresos de tu proyecto. Aunque te parezca una repetición, te aconsejamos que incluyas un apartado sobre recursos financieros y otro sobre el presupuesto. Por un lado puedes hacer una mención genérica a los recursos financieros y un calendario financiero aproximado. En otro apartado, es aconsejable que hagas un presupuesto que especifique mas en que se va a gastar el dinero y en el que figuren cifras e importes concretos. De esta manera, quien solo quiera tener una idea aproximada del proyecto, simplemente leerá el apartado de los recursos financieros, sin entrar a examinar el presupuesto, que resulta un poco complicado por la abundancia de cifras y partidas. El presupuesto recoge los gastos y , si los hay, los ingresos que vayas a obtener por la realización de tu proyecto. Normalmente, solo podrás hacer una previsión de los ingresos. Los gastos, sin embargo, deben ser exactos y estar suficientemente desglosados o individualizados; el presupuesto debe especificar claramente cada una de las partidas, enunciando los gastos de personal, material, equipo, gastos de funcionamiento, etc., todo ello expresado en la moneda nacional del país. Para hacer un presupuesto, conviene que conozcas la diferencia entre un gasto y una inversión. En ambos casos se asume una obligación económica a cambio de un producto o servicio. Sin embargo, en el caso de las inversiones, el bien adquirido permanece en tu patrimonio o en el de tu organización durante mas de un ejercicio económico, de manera que la obligación económica que hayas contraído puedes " repartirla " entre varios ejercicios económicos. En consecuencia, si tu organización tiene animo de lucro no conviene que tengas gastos superiores a tus ingresos, pero si es razonable que , ocasionalmente, tus ingresos no cubran la suma de los gastos y las inversiones, ya que en las inversiones de hoy se compensaran con ingresos futuros. Por ejemplo, el pago del alquiler de un local es un gasto, ya que estas adquiriendo un derecho que se agota al final del año. Sin embargo, si tu organización adquiere un local, estamos ante una inversión, porque la propiedad del local se prolonga mas allá del ejercicio económico. Y no hay motivo para preocuparse si, por haber comprado el local, tu organización ha tenido mas pagos que cobros, ya que el coste de adquisición del local se ira compensando con ingresos de años futuros. Como ves, los gatos y las inversiones tienen una naturaleza muy distinta. Por eso es bueno que en tu presupuesto especifiques que es gasto y que es inversión. La estructura del presupuesto y en función de las actividades y del tipo de gastos e ingresos que se vayan a generar. Entre los conceptos o lineas presupuestarias mas comunes, destacan:
Gastos e Inversiones
~ Gastos de personal: Especifica los distintos niveles retributivos de cada categoría laboral ( personal técnico, auxiliares administrativos, etc.).
~ Gastos de viaje: Incluye los gastos de los billetes de transporte y las dietas: alojamiento, alimentación y otros gastos necesarios para realizar actividades fuera del lugar habitual de residencia.
~ Gastos generales o de funcionamiento: aquí debes recoger alquileres de locales electricidad, agua, gas, gastos de oficina ( papelería, teléfono, comunicaciones,etc.), limpieza, seguros, impuestos indirectos,etc.
~ Gastos de edición, promoción y difusión. Incluye el coste de la preparación de folletos, CD Roms, vídeos divulgativos, celebración de conferencia, anuncios, etc.
~ Gastos o inversiones en materiales: Gastos de adquisición de equipos informáticos, mobiliario, maquinaria, vehículos, inmuebles, libros, etc.
~ Asistencias técnicas: Incluye en esta partida los gastos derivados de la contratación de estudios , servicio de auditoria, de consultoria, jurídicos, etc.
~ Inversiones en activos inmateriales: patentes, gastos en investigacion y desarrollo que hayan permitido obtener resultados, conceciones administrativas, etc.
~ Inversiones en activos financieros ( acciones de otras sociedades, bonos, participaciones en fondos de pensiones, etc.).
~ Imprevistos: En todo proyecto debes preveer una cierta cantidad de dinero para gastos imprevistos. La suma que se suele calcular es el 5% del total de presupuesto de gastos.
Ingresos
La ejecución de algunos proyectos permite obtener ingresos económicos. De hecho, si tu organización tiene animo de lucro, los ingresos deberán ser superiores a los gastos. Si esperas conseguir ingresos realizando tu proyecto, deberás mencionarlo cuando lo estés redactando. Los ingresos pueden ser muy variados:
~ Ingresos por la organización de conciertos, conferencias, seminarios, etc.
~ Ingresos por la comercialización de productos en tienda o mercadillos.
~ Ingresos por donativos o subvenciones.
Responsables y estructura administrativa
Otro elemento importante de tu proyecto va a consistir en especificar como vas a organizarte para realizarlo. Con otras palabras, en este apartado debes especificar como vas a repartir el trabajo a las personas encargadas de ejecutar y llevar a cabo las actividades.
Para ello, conviene hacer figurar en el diseño del proyecto las siguientes cuestiones:
~ Organigrama, donde aparezcan claramente señaladas las funciones del personal del proyecto, señalando quien es el responsable y de que parte del proyecto.
~ Manual de procedimientos, en el que se indica como desempeñar el trabajo y cuales son las normas y procedimientos de caracter tecnico y administrativo que se han de seguir para llevar a cabo las actividades y tareas. La redaccion de un manual de procedimientos es aconsejable si perteneces a una organizacion grande y el manual se va a aprovechar para otros proyectos.
Evaluacion:
Para evaluar cual sera el precio de venta de un producto es necesario tener en cuenta lo siguiente: al costo de producto es necesario calcularle el 60% y sumarselo.
Es decir costo del producto + 60 dividido 100
Por ejemplo: Que un producto me cueste $ 10 elaborarlo, al calcularle el 60% el producto se venderia a $ 16
